Relationen mellan en beställare och en arkitekt pågår, i ett typiskt renoveringsprojekt, mellan åtta månader och två år från första kontakt till slutligt överlämnande. Det är en betydelsefull relation. Att förstå vad som händer i varje skede, vad du är ansvarig för och vad din arkitekt är ansvarig för gör att det hela går bättre.
Detta är en transparent redogörelse för hur processen faktiskt fungerar. Inget marknadsföringsspråk. Bara den verkliga sekvensen.
Första kontakten: Vad händer vid det inledande samrådet?
Det första mötet handlar dels om att samla in information, dels om att göra en ömsesidig bedömning. En bra arkitekt utvärderar om han eller hon verkligen kan hjälpa dig lika mycket som du utvärderar om han eller hon är rätt person för dig.
Vad du kan förvänta dig att få frågor om: fastigheten (typ, läge, skick om du känner till den), vad du vill uppnå (de funktionella och estetiska målen), din tidsplan och din budget. Alla dessa fyra saker tillsammans definierar vad som faktiskt är möjligt och hur projektet ska angripas. En arkitekt som hoppar till designidéer utan att ställa dessa frågor är inte tillräckligt uppmärksam.
Vad du kan förvänta dig av ett första möte: ett realistiskt samtal om vad ditt projekt innebär, ärliga synpunkter på om din budget och din vision stämmer överens (och vilka alternativen är om de inte gör det), klarhet i hur tillståndsprocessen kommer att se ut för din projekttyp och en förklaring av hur studion fungerar och hur ett samarbete skulle kunna se ut. För information om typiska renoveringskostnader i Madrid, se vår Renoveringsguide för Madrid.
Kom förberedd med: fotografier av fastigheten om den redan finns, eventuella ritningar över den nuvarande layouten, en tydlig beskrivning av hur du vill använda utrymmet, eventuella referensbilder som illustrerar den estetiska riktning du dras till och en tydlig känsla för din budget. Att vara vag när det gäller budgeten leder konsekvent till felaktiga förslag och bortkastad tid för alla.
Förslaget: Vad det bör innehålla
Efter den inledande konsultationen kommer en seriös arkitektbyrå att lämna ett skriftligt förslag till arvode. Läs detta noggrant.
Det bör innehålla följande uppgifter: exakt vilka faser som ingår, vad som ska levereras i varje fas, vilka arvoden som debiteras för varje fas, hur teknikkonsulter hanteras (ingår eller tillkommer), processen för att hantera ändringar i omfattningen, betalningsplanen och eventuella antaganden som förslaget bygger på.
Om något av dessa element saknas, fråga efter dem specifikt. Vaga förslag leder till missförstådda förväntningar, och missförstådda förväntningar leder till konflikter.
Fas 1: Undersökning och inledande bedömning
När ett kontrakt har undertecknats inleds arbetet med en grundlig platsundersökning. För befintliga fastigheter innebär detta uppmätta ritningar av den nuvarande layouten, fotografisk dokumentation av befintliga förhållanden och en bedömning av eventuella problem som kommer att påverka designen - strukturella begränsningar, MEP-systemförhållanden, fukt- eller försämringsproblem, kulturarvselement.
För kunder som arbetar på distans omfattar denna fas ofta en skriftlig utvärderingsrapport som förklarar vad arkitekten fann och vilka konsekvenser det har för designomfånget. Detta är grunden som allt annat bygger på.
I Madrid innebär denna fas vanligtvis också att man kontrollerar de planbestämmelser som gäller för din fastighet, byggnadens status som kulturarv och eventuella specifika comunidad- eller grannskapsrestriktioner som kan påverka projektet.
Fas 2: Konceptdesign
Det är här det kreativa arbetet börjar. Din arkitekt tar fram de första designalternativen - vanligtvis två eller tre rumsliga konfigurationer - och presenterar dem för din granskning och dina synpunkter. Målet i det här skedet är att fastställa den övergripande riktningen: hur utrymmena ska organiseras, var de viktigaste ingreppen ska ske och hur förhållandet mellan olika områden ska se ut.
I en bra studio innefattar denna fas 3D-visualisering så att du kan förstå förslagen rumsligt snarare än att bara läsa planritningar. De flesta människor är inte utbildade för att läsa planer intuitivt, och viktiga beslut bör inte bero på din förmåga att mentalt rekonstruera ett utrymme från tvådimensionella ritningar. Vår metod för att använda BIM i designprocessen förklaras i vår artikel om vad BIM innebär för bostadsprojekt.
Din roll i den här fasen: engagera dig på allvar i alternativen. Titta på hur varje konfiguration fungerar för hur du faktiskt bor eller hur hyresgästerna faktiskt kommer att använda utrymmet. Påtala saker som inte fungerar. Ställ frågor om varför vissa beslut har fattats. Det är nu du ska fatta beslut om rumslig utformning, inte när entreprenören redan har byggt väggarna.
Konceptdesignfasen avslutas med en enda överenskommen designriktning som projektet kommer att utvecklas utifrån. Det är möjligt att ändra grundläggande rumsliga beslut efter denna punkt, men det blir allt dyrare ju längre projektet fortskrider.
Fas 3: Dokumentation av tillstånd
Den överenskomna designen utvecklas nu till den tekniska dokumentation som krävs för bygglov. Detta är den mindre synliga men mycket viktiga delen av arkitekturprocessen.
För ett obra mayor-projekt innebär detta att förbereda hela det tekniska projektet: detaljerade planer, sektioner och höjder; strukturella beräkningar (vanligtvis av en konstruktionsingenjör som samordnas av arkitekten); MEP-dokumentation; beräkningar av energiöverensstämmelse; och kulturarvsmotiveringen om tillämpligt.
För ett obra menor-projekt är dokumentationen enklare, men kräver fortfarande precision. Kvaliteten på tillståndsdokumentationen påverkar direkt hur smidigt granskningsprocessen går. De olika tillståndstyperna och vad de kräver förklaras i vår guide till bygglov i Madrid.
Din inblandning i denna fas är mindre än i konceptutformningen - du är främst tillgänglig för att svara på frågor om det behövs ytterligare information om fastigheten. Det viktigaste resultatet för dig är att du vet att ansökan har lämnats in och att du har en tydlig förväntan på när ett godkännande är troligt.
Fas 4: Utformning av verkställighet
Parallellt med eller efter tillståndsprocessen utvecklas utförandeprojektet - den detaljerade tekniska dokumentation som entreprenörerna faktiskt bygger utifrån. Detta inkluderar fullständiga konstruktionsdetaljer, materialspecifikationer, scheman för inventarier och ytskikt samt detaljerade MEP-ritningar.
Kvaliteten på genomförandeprojektet är den enskilt största faktorn för att byggkostnaderna ska bli korrekta och för att den färdiga byggnaden ska stämma överens med designen. Väldokumenterade projekt ger korrekta offerter från entreprenörerna och färre ändringsorder under byggtiden. Dåligt dokumenterade projekt ger väldigt varierande offerter (eftersom entreprenörerna prissätter både sin osäkerhet och arbetet) och leder till ständiga beslut under byggtiden som borde ha fattats tidigare.
Det är också i denna fas som de slutliga valen av material och ytbehandlingar görs. Din arkitekt bör vägleda dig genom denna process med tydliga alternativ och rekommendationer, inte lämna dig med ett tomt specifikationsblad.
Fas 5: Val av entreprenör
När genomförandeprojektet är klart går det ut på anbud till entreprenörer. Din arkitekt bör hjälpa dig genom denna process - helst genom att rekommendera entreprenörer som de har arbetat framgångsrikt med tidigare och vars kvalitet de kan gå i god för, granska de inkomna förslagen och hjälpa dig att utvärdera dem på ett likvärdigt sätt. Hur man utvärderar och hanterar entreprenörer behandlas i vår guide till att hitta och hantera en entreprenör i Spanien.
Välj inte en entreprenör enbart på grundval av lägsta pris. På Madrids byggmarknad återspeglar en offert som är betydligt lägre än andra nästan alltid något: lägre antagen kvalitet på material, mindre erfaren arbetskraft, orealistiska antaganden om tidsramar eller en plan för att återvinna marginal genom ändringsorder under byggtiden. Utvärdera förslagen utifrån fullständighet och realism lika mycket som utifrån pris.
Fas 6: Byggnation
Det här är den fas som de flesta kunder är mest oroliga för, och det av förståeliga skäl. Byggandet innebär att din fastighet störs, att betydande summor pengar spenderas och att mycket beror på att människor som du kanske inte känner väl levererar arbete enligt den standard du förväntar dig.
Arkitektens roll under byggtiden är att göra regelbundna besök, granska arbetet mot projektdokumentationen, godkänna betalningsmilstolpar när motsvarande arbete har slutförts på ett tillfredsställande sätt, svara på tekniska frågor från entreprenören och vidarebefordra beslut som kräver din medverkan till dig.
För kunder som inte befinner sig i Madrid under byggtiden är det viktigt med regelbundna skriftliga uppdateringar och fotografering på plats. Vid varje besök ska du veta exakt hur arbetet fortskrider, vad som har slutförts, vad som kommer härnäst och om det är något som kräver ditt beslut.
En typisk renovering av en lägenhet i Madrid på 60-100 kvadratmeter tar ungefär 12-20 veckor från rivning till överlämnande, beroende på omfattning. Projekt med betydande strukturellt arbete eller komplexa MEP-installationer tar längre tid.
Fas 7: Överlämning
Före överlämnandet genomför din arkitekt en detaljerad inspektion - vanligtvis en "punch list"-process där eventuella ofullständiga eller undermåliga arbeten identifieras och åtgärdas. Acceptera inte överlämnandet förrän denna process är slutförd.
Vid överlämnandet ska du få: nycklarna, all relevant teknisk dokumentation (certifikat, garantier, ritningar över utförda arbeten), energicertifikatet för den renoverade fastigheten och all dokumentation som behövs för att uppdatera byggnadsregistret eller cédula de habitabilidad om planlösningen har ändrats.
Relationen med din arkitekt tar inte slut vid överlämnandet. Mindre problem dyker ibland upp under de första veckorna av inflyttning - en dörr som fastnar, en detalj som inte var helt rätt. En bra studio kommer att hantera dessa snabbt som en del av projektets slutförande.
För kunder utomlands: Att få projektledning på distans att fungera
Om du hanterar den här processen från en plats utanför Spanien gäller samma faser, men kommunikationsbehoven är mer definierade. Kom överens med din arkitekt från början om följande: en skriftlig uppdatering varje vecka under aktiva byggfaser, en dokumenterad logg över fattade beslut och godkännanden, en tydlig eskaleringsväg för alla frågor som kräver ditt godkännande och din tillgänglighet vid viktiga beslutspunkter (materialval, val av entreprenör, granskning av konceptdesign).
Tidszonsskillnader är hanterbara med planering. Vad som däremot inte är hanterbart är en kommunikationsstruktur som gör att en kund på distans inte får någon information under flera veckor i sträck. Fastställ förväntningarna på detta tydligt innan du skriver under något kontrakt. För köpare som fortfarande befinner sig i förvärvsfasen finns vår guide till köpa bostad i Madrid som utlänning täcker vad man ska leta efter innan man gör ett köp.
Är du redo att starta ett projekt i Madrid och vill förstå hur processen skulle se ut för din specifika situation? Berätta för oss om ditt projekt med hjälp av formuläret nedan - vi svarar inom 48 timmar.