La relación entre un cliente y un arquitecto dura, en un proyecto típico de renovación residencial, entre ocho meses y dos años, desde el primer contacto hasta la entrega final. Es una relación importante. Entender qué ocurre en cada fase, de qué eres responsable tú y de qué es responsable tu arquitecto hace que todo vaya mejor.

Este es un relato transparente de cómo funciona realmente el proceso. Sin lenguaje de marketing. Sólo la secuencia real.

Primer contacto: Qué ocurre en la consulta inicial

La primera reunión es en parte una recopilación de información y en parte una evaluación mutua. Un buen arquitecto está evaluando si puede ayudarte de verdad tanto como tú estás evaluando si encaja contigo.

Lo que debe esperar que le pregunten: el inmueble (tipo, ubicación, estado si lo conoce), lo que quiere conseguir (los objetivos funcionales y estéticos), sus plazos y su presupuesto. Estas cuatro cosas juntas definen lo que es realmente posible y cómo debe enfocarse el proyecto. Un arquitecto que se lanza a diseñar ideas sin plantearse estas preguntas no está prestando suficiente atención.

Lo que debe esperar de una primera reunión: una conversación realista sobre lo que implica su proyecto, información honesta sobre si su presupuesto y su visión están alineados (y cuáles son las opciones si no lo están), claridad sobre cómo será el proceso de permisos para su tipo de proyecto, y una explicación de cómo funciona el estudio y cómo sería trabajar juntos. Para conocer el contexto de los costes típicos de una reforma en Madrid, consulte nuestro Guía de reformas de Madrid.

Venga preparado con: fotografías de la propiedad si ya existe, cualquier dibujo que tenga de la distribución actual, una descripción clara de cómo quiere utilizar el espacio, cualquier imagen de referencia que ilustre la dirección estética que le atrae y una idea clara de su presupuesto. Las imprecisiones sobre el presupuesto suelen dar lugar a propuestas desajustadas y pérdidas de tiempo para todos.

La propuesta: Qué debe incluir

Tras la consulta inicial, un estudio de arquitectura serio le proporcionará una propuesta de honorarios por escrito. Léala con atención.

Debe especificar: las fases exactas del servicio incluidas, qué productos se entregan en cada fase, qué honorarios profesionales se cobran por cada fase, cómo se gestionan los consultores de ingeniería (incluidos o adicionales), el proceso para gestionar los cambios en el alcance, el calendario de pagos y cualquier suposición en la que se base la propuesta.

Si falta alguno de estos elementos, pídelos expresamente. Las propuestas vagas conducen a expectativas mal entendidas, y las expectativas mal entendidas conducen al conflicto.

Fase 1: Encuesta y evaluación inicial

Una vez firmado el contrato, el trabajo comienza con un estudio exhaustivo del emplazamiento. En el caso de las propiedades existentes, esto implica planos medidos de la distribución actual, documentación fotográfica de las condiciones existentes y una evaluación de los problemas que afectarán al diseño: limitaciones estructurales, condiciones de los sistemas MEP, problemas de humedad o deterioro, elementos patrimoniales.

Para los clientes que trabajan a distancia, esta fase suele incluir un informe de evaluación por escrito que explica lo que ha encontrado el arquitecto y qué implicaciones tiene para el alcance del diseño. Esta es la base sobre la que se construye todo lo demás.

En Madrid, esta fase también suele incluir la comprobación de la normativa urbanística aplicable a su propiedad, el estado de protección del patrimonio del edificio y cualquier restricción específica de la comunidad o vecindario que pueda afectar al proyecto.

Fase 2: Diseño conceptual

Aquí empieza el trabajo creativo. El arquitecto elabora unas primeras opciones de diseño -normalmente dos o tres configuraciones espaciales- y las presenta para que usted las revise y haga sus aportaciones. El objetivo en esta fase es establecer la orientación general: cómo se organizarán los espacios, dónde estarán las intervenciones principales, cuál será la relación entre las distintas zonas.

En un buen estudio, esta fase incluye la visualización en 3D para que puedas entender las propuestas espacialmente en lugar de limitarte a leer planos. La mayoría de la gente no está capacitada para leer planos de forma intuitiva, y las decisiones importantes no deberían depender de tu capacidad para reconstruir mentalmente un espacio a partir de dibujos bidimensionales. Nuestro enfoque del uso de BIM en el proceso de diseño se explica en nuestro artículo sobre qué significa BIM para los proyectos residenciales.

Tu papel en esta fase: analizar seriamente las opciones. Fíjate en cómo se adapta cada configuración a tu modo de vida o al uso que los inquilinos harán del espacio. Rechaza lo que no funcione. Pregunta por qué se han tomado determinadas decisiones. Este es el momento de tomar decisiones espaciales, no cuando el contratista ya ha levantado las paredes.

La fase de diseño conceptual termina con una única dirección de diseño acordada a partir de la cual se desarrollará el proyecto. A partir de ese momento, es posible modificar las decisiones espaciales fundamentales, pero resulta cada vez más caro a medida que avanza el proyecto.

Fase 3: Documentación del permiso

El diseño acordado se convierte ahora en la documentación técnica necesaria para obtener los permisos de construcción. Esta es la parte menos visible pero más importante del proceso arquitectónico.

Para un proyecto de obra mayor, esto implica preparar el proyecto técnico completo: planos detallados, secciones y alzados; cálculos estructurales (normalmente realizados por un ingeniero de estructuras coordinado por el arquitecto); documentación MEP; cálculos de cumplimiento energético; y la justificación patrimonial si procede.

Para un proyecto de obra menor, la documentación es más sencilla pero sigue exigiendo precisión. La calidad de la documentación del permiso afecta directamente a la fluidez del proceso de revisión. Los distintos tipos de permiso y lo que requiere cada uno se explican en nuestro guía de licencias de obras de Madrid.

Su implicación en esta fase es menor que en el diseño conceptual: estará disponible principalmente para responder a preguntas si se necesita información adicional sobre la propiedad. El principal resultado para usted es saber que se ha presentado la solicitud y tener una expectativa clara de cuándo es probable que se apruebe.

Fase 4: Diseño de la ejecución

Paralelamente o a continuación del proceso de obtención de permisos, se desarrolla el proyecto de ejecución: la documentación técnica detallada a partir de la cual los contratistas construyen realmente. Incluye todos los detalles constructivos, especificaciones de materiales, calendarios de instalaciones y acabados y planos detallados de instalaciones y servicios.

La calidad del proyecto de ejecución es el factor que más influye en la precisión de los costes de construcción y en que el edificio terminado se ajuste al diseño. Los proyectos bien documentados obtienen presupuestos precisos de los contratistas y generan menos órdenes de cambio durante la construcción. Los proyectos mal documentados producen presupuestos muy dispares (porque los contratistas ponen precio a su incertidumbre y a la obra) y generan constantes decisiones durante la construcción que deberían haberse tomado antes.

Esta es también la fase en la que se hace la selección final de materiales y acabados. El arquitecto debe guiarte en este proceso con opciones y recomendaciones claras, no dejarte con una hoja de especificaciones en blanco.

Fase 5: Selección del contratista

Una vez finalizado el proyecto de ejecución, se saca a concurso a los contratistas. Su arquitecto debe ayudarle en este proceso: lo ideal es que le recomiende contratistas con los que haya trabajado antes con éxito y cuya calidad pueda avalar, que revise las propuestas recibidas y que le ayude a evaluarlas por separado. Para saber cómo evaluar y gestionar a los contratistas, consulte nuestra sección guía para encontrar y gestionar un contratista en España.

No seleccione a un contratista únicamente por el precio más bajo. En el mercado madrileño de la construcción, un presupuesto muy por debajo de otros casi siempre refleja algo: menor calidad supuesta de los materiales, mano de obra con menos experiencia, hipótesis de plazos poco realistas o un plan para recuperar el margen mediante órdenes de cambio durante la construcción. Evalúe las propuestas en función de su exhaustividad y realismo, además del precio.

Fase 6: Construcción

Esta es la fase que más preocupa a la mayoría de los clientes, y por razones comprensibles. La construcción implica la alteración de su propiedad, el gasto de importantes cantidades de dinero y una gran dependencia de personas a las que quizá no conozca bien para que realicen un trabajo a la altura de sus expectativas.

El papel de su arquitecto durante la construcción consiste en realizar visitas periódicas, revisar el trabajo comparándolo con la documentación del proyecto, autorizar hitos de pago cuando el trabajo correspondiente se haya completado satisfactoriamente, responder a las preguntas técnicas del contratista y elevar a usted cualquier decisión que requiera su aportación.

Para los clientes que no están en Madrid durante las obras, el ritmo de actualizaciones periódicas por escrito y fotografías de la obra es esencial. Debe saber, en cada visita, cuál es exactamente el estado de la obra, qué se ha completado, qué viene a continuación y si hay algo que requiera su decisión.

La construcción de una típica reforma de un piso de 60 a 100 metros cuadrados en Madrid lleva entre 12 y 20 semanas desde la demolición hasta la entrega, dependiendo del alcance. Los proyectos con obras estructurales importantes o instalaciones MEP complejas llevan más tiempo.

Fase 7: Traspaso

Antes de la entrega, el arquitecto realiza una inspección detallada, que suele consistir en una lista de tareas pendientes en la que se identifican y resuelven los trabajos incompletos o de calidad inferior. No acepte la entrega hasta que este proceso haya concluido.

En el momento de la entrega, debe recibir: las llaves, toda la documentación técnica pertinente (certificados, garantías, planos de obra), el certificado energético de la vivienda reformada y toda la documentación necesaria para actualizar el registro de la propiedad o la cédula de habitabilidad si ha cambiado la distribución.

La relación con el arquitecto no termina con la entrega. A veces surgen problemas menores en las primeras semanas de ocupación: una puerta que se atasca, un detalle que no estaba del todo bien. Un buen estudio se ocupará de ellos rápidamente, como parte de la finalización del proyecto.

Para clientes en el extranjero: Gestión de proyectos a distancia

Si gestionas este proceso desde fuera de España, se aplican las mismas fases, pero las necesidades de comunicación están más definidas. Póngase de acuerdo con su arquitecto desde el principio sobre: una actualización semanal por escrito durante las fases de construcción activas, un registro documentado de las decisiones tomadas y las aprobaciones dadas, una ruta de escalada clara para cualquier problema que requiera su autorización y su disponibilidad durante los puntos de decisión clave (selección de materiales, selección de contratistas, revisión del diseño conceptual).

Las diferencias horarias son manejables con planificación. Lo que no es manejable es una estructura de comunicación que deje a un cliente remoto desinformado durante semanas. Establezca claramente sus expectativas al respecto antes de firmar cualquier contrato. Para los compradores que aún están en la fase de adquisición, nuestra guía de comprar una vivienda en Madrid como extranjero cubre lo que hay que tener en cuenta antes de comprometerse a comprar.

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